Structurarea și organizarea afacerii sunt factori cheie ai optimizării activităților și eficientizării modului de lucru dintr-o companie. Chiar dacă există sau nu procese, proceduri, fluxuri și instrucțiuni de lucru în cadrul unei firme, ea va funcționa și de multe ori va avea și profit. Însă, într-o astfel de companie, eforturile echipelor ca aceasta să fie profitabilă sunt foarte mari, iar de aici apar de cele mai multe ori inconsecvența rezultatelor, ineficiența și demotivarea angajaților.
Pentru ca o firmă să-și asigure stabilitatea, continuitatea și aceeași calitate a produselor sau serviciilor pe care le oferă, are nevoie de procese, proceduri și rapoarte de lucru definite. Prin ele obținem claritate asupra activităților din firmă și asigurăm rezultate constante. Totuși, pentru a le crea corect, este necesar să știm foarte clar diferența dintre ele.
UN PROCES este o privire de ansamblu a seriei de activități efectuate pentru a obține un anumit obiectiv. Mai exact, el reprezintă lista de acțiuni, întreprinse de membri echipelor, pentru a atinge rezultatul dorit. Ca să fim mai preciși, dacă vom analiza procesul de recrutare al angajaților dintr-o companie, una dintre activitățile înscrise în serie va fi identificarea candidaților potriviți pentru un anumit post.
De obicei, un proces implică mai multe echipe și departamente. De asemenea, poate include mai multe proceduri proprii sau poate conține proceduri din cadrul altor procese. Numărul de procese dintr-o companie depinde de industria în care aceasta activează, obiectivele sale de afaceri și mărimea sa.
O PROCEDURĂ reprezintă detalierea unei activități dintr-un proces, ce include o serie de pași necesari pentru finalizarea sa. Aceasta ne precizează cine îndeplinește activitatea respectivă și momentul în care se va face. Din nou, pentru a fi mai expliciți, vom da următorul exemplu: un pas al identificării candidaților potriviți, pentru un anumit post, poate fi publicarea anunțului de recrutare.
Procedurile complet definite ne asigură consistența, precizia și aceeași calitate a proceselor, indiferent cine le urmează. Ele ne oferă claritatea acțiunilor făcute de fiecare membru al echipei și ne ajută să anticipăm mai clar rezultatele.
Când există proceduri definite, fiecare membru din companie știe exact ce trebuie să facă, cum și când. Dispare haosul! Acest lucru duce la o mai mare coerență în activitatea angajaților și la evitarea erorilor în relația cu clientul. În plus, deoarece eficiența generală a activităților din departamente va fi crescută, clienții și partenerii companiei se pot bucura de un timp optim pentru livrarea produselor și serviciilor.
Procedurile clare sprijină de asemenea și identificarea deficiențelor în procesele de lucru. Astfel, prin stabilirea unor metode riguroase de evaluare sunt descoperite și corectate punctele slabe și este asigurată îmbunătățirea constantă a calității. Procedurile nu doar că le asigură clienților și partenerilor o interacțiune superioară cu brandul nostru, dar ne și susțin în câștigarea încrederii și loialității lor.
Ce alte lucruri obținem prin urmarea procedurilor?
- Independență mai rapidă pe post, pentru noii angajați – permit învățarea accelerată a proceselor și facilitează integrarea în companie;
- Responsabilitate și transparență – clarifică rolurile angajaților. Fiecare membru știe ce se așteaptă de la el;
- Eficiență sporită – fără ambiguitate și risc de erori, fluxul de lucru este optimizat.
UN RAPORT DE ACTIVITATE este un document care prezintă pe scurt informații cu privire la activitățile unui angajat în cadrul companiei, realizate într-un anumit interval de timp. Rapoartele pot avea diverse forme și structuri, dar în general, ele sunt utilizate pentru a urmări și comunica progresul, performanța sau starea unui proiect / unei sarcini alocate. Importanța lor în cadrul unei companii este semnificativă din mai multe motive:
- Comunicăm eficient progresul proiectelor noastre, rezultatele obținute, dar și problemele întâmpinate.
- Evidențiem acțiunile efectuate și rezultatele obținute. Ele pot deveni chiar parte a bazelor decizionale pentru creșteri salariale și avansări în funcție.
- Înțelegem cum să ne planificăm sarcinile corect – ele ne oferă o perspectivă asupra proiectelor și obiectivelor pe termen scurt și lung, dar și asupra gestionării timpului și a resurselor necesare.
- Tragem un semnal de alarmă atunci când suntem prea încărcați pe post.
Deși rapoartele de activitate sunt văzute uneori, de către angajați, ca simple instrumente de control, acestea sunt de fapt mijloacele prin care ne putem monitoriza singuri performanța individuală, putem înțelege ariile în care ne putem dezvolta profesional, dar și nivelul de încărcare pe postul pe care îl deținem.
Acum că am clarificat diferența dintre procese, proceduri și rapoarte de lucru, îți vom povesti despre startul organizării companiei. Dacă te-ai gândit vreodată la eficientizarea proceselor din firmă, cel mai probabil te-ai întrebat de unde pornești. Dar dacă îți spunem că răspunsul este foarte evident și este chiar la tine?
Ei bine, este indicat să începi cu procesele importante pentru afacere sau acelea care prezintă cele mai multe vulnerabilități și să le pui într-o schemă logică. În funcție de scopul pe care ți-l propui pentru compania ta, poți stabili cu care dintre acestea să începi în detalierea procedurilor. Acum că te gândești, este logic, nu? În acest fel, după implementarea lor, te poți bucura de o creștere rapidă a productivității, poți gestiona mai rapid riscurile apărute și corectezi punctele defectuoase ale afacerii, printre care se numără:
- doi sau mai mulți oameni fac același lucru într-o formă diferită;
- nimeni nu face o sarcină pentru că nu este atribuită în mod direct unui post. Poate îți sună cunoscut următoarea expresie: Nu am știu că este treaba mea să fac și asta!
Și acum probabil te gândești cu ce începi atunci când vrei să îmbunătățești un proces din companie. Ei bine, cu documentarea modului în care se desfășoară procesul actual, indiferent că acesta este definit sau nu. Iată pașii pe care îi poți urma:
- Definește organigrama companiei (indiferent cât de mică este aceasta);
- Stabilește ce oameni fac cumul de funcții;
- Depistează blocajele în fluxul de lucru;
- Descrie procesul în formă grafică;
- Începe să scrii proceduri într-un document sau direct în softul în care lucrezi acum;
- Toate de mai sus le lucrezi cu echipa și o faci parte din procesul de structurare. 80% din îmbunătățirea proceselor și procedurilor vine de la cei care le și realizează și 20% vine din capacitatea de a-i face pe membrii echipei să vadă și o altă perspectivă, diferită de ceea ce fac zi de zi.
Desigur, orice proces nou trebuie monitorizat și poate fi revizuit atunci când constatăm că nu se derulează conform așteptărilor!
Acum haide să vorbim despre un proces, care te ajută să obții rapid o perspectivă concisă, asupra tuturor proceselor din companie. Aici ne referim la MAPARE sau altfel spus, REALIZAREA UNEI HĂRȚI A PROCESULUI. Ea înseamnă reprezentarea vizuală a fluxurilor de lucru. Cu alte cuvinte, crearea unei hărți care cuprinde activitățile dintr-un proces, persoanele responsabile în execuția sa și cronologia efectuării pașilor de lucru.
Ce beneficii se obțin în urma realizării hărții unui proces? Iată doar câteva dintre ele:
- prin reprezentarea schematică înțelegem rapid procesul, CINE, CE face și CÂND face;
- identificăm blocajele și oportunitățile de eficientizare a procesului;
- identificăm activitățile interdependente;
- ne susține în procesul de integrare a noilor angajați în companie.
Ca oricare proces, maparea conține o succesiune de activități, ce trebuie efectuate pentru a ajunge la un anumit rezultat. În cazul nostru, rezultatul este realizarea unei reprezentări vizuale corecte, care ne oferă o perspectivă concisă asupra unui flux de lucru din companie.
Uite care sunt activitățile de bază, cuprinse în crearea unei hărți a procesului:
- Identifică procesul care necesită mapare: Este unul pe care dorești să-l îmbunătățești? Este un proces nou? Poate, este unul care are impact direct asupra satisfacției clienților?
- Lucrează cu echipa implicată în proces și asigură-te că acoperi orice aspect.
- Adună toate informațiile necesare despre proces: De unde începe și unde se termină? Care este inputul și outputul? Care sunt activitățile cuprinse? Cine face, ce face, când face?
- Împreună cu echipa, pune activitățile procesului în ordine.
- Desenează harta actuală a procesului.
- Analizează harta și identifică oportunitățile de eficientizare și blocajele ei.
- Implementează modificările, monitorizează-le și modifică procesul la nevoie.
Toate lucrurile menționate mai sus fac parte din structurarea și organizarea unei companii. Din păcate, fără aceste „ghiduri” clare, eforturile angajaților pot fi ineficiente, iar rezultatele pot deveni inconsistente. Procedurile, fluxurile și rapoartele de lucru definite au impact, în primul rând, asupra modului în care angajații își îndeplinesc sarcinile. Prin intermediul lor, reușim să:
- eliminăm dublarea muncii;
- clarificăm ceea ce are fiecare de făcut;
- atragem atenția asupra rezultatelor pe care le dorim în urma realizării sarcinilor și eficientizăm modul de îndeplinire a lor.
Care este rezultatul final? O afacere organizată, cu angajați eficienți și rezultate constante.
